FLOW - Gebruik maken van FLOW e-facturatie

Introductie

Deze handleiding is geschreven voor e-Invoice verzenders die gebruik maken van het FLOW platform.

De diensten die in deze handleiding zijn beschreven zijn standaard beschikbaar voor leveranciers die facturen sturen naar klanten van TIE Kinetix.

De diensten die in deze handleiding zijn beschreven zijn slechts een deel van de diensten die via het FLOW platform afgenomen kunnen worden. U vindt de beschikbare handleidingen ook via de HELP knop in het FLOW platform.

Inhoudsopgave

1 Inloggen

2 Wachtwoord vergeten   

3 Dashboard  

4 My Manual Documents (Handmatig factuur invoeren) 

5 Maak een nieuwe factuur 

6 Gebruik een bestaande factuur (credit)

7 Invullen van het factuur formulier 

1. Inloggen

U maakt gebruik van het webadres https://flow.tiekinetix.net

Om in te loggen voert u uw e-mail adres en het bijbehorende wachtwoord in en klikt vervolgens op de pijl in de ronde button. Wanneer u nog geen inloggegevens heeft voor FLOW dan vraagt u de admin van uw bedrijf om een nieuw gebruikersaccount voor u aan te maken. Als er niemand binnen uw bedrijf admin rechten heeft, kunt u contact opnemen met TIE Kinetix.

Afbeelding 1. Het inlogscherm

2. Wachtwoord vergeten

Bent u uw wachtwoord vergeten? Gebruik dan de link: Forgot password / Wachtwoord vergeten. U komt dan de terecht op de pagina: https://flow.tiekinetix.net/forgot-password

U kunt hier uw e-mail adres invoeren. Vergeet daarbij niet de Google reCAPTCHA aan te vinken om aan te geven dat u geen robot bent. Daarna klikt u op de pijl in de ronde button.

Als er voor uw e-mail adres al een account is aangemaakt dan wordt er automatisch een e-mail naar uw e-mail adres verstuurd. Met de link in de email kunt u uw wachtwoord weer herstellen.

3. Dashboard

Nadat u bent ingelogd, belandt u automatisch op de dashboard pagina van FLOW. Daar verschijnt bij de eerste keer inloggen een scherm met de Algemene voorwaarden en condities voor het gebruik van het FLOW Partner Automation Platform. Om verder te gaan drukt u op de knop rechtsonder “IK ACCEPTEER”.

Afbeelding 2. De algemene voorwaarden accepteren

Als u de Algemene voorwaarden en condities heeft geaccepteerd ziet u de Dashboard pagina. Via het linker menu of via de bookmarks binnen in het scherm komt u terecht in het scherm waar u de factuur kunt invoeren.



Afbeelding 3. Waar vindt u het invoerscherm voor de factuur

4. Factuuroverzicht

Als u in het factuuroverzicht bent, ziet u al uw eerder verstuurde facturen.

Afbeelding 4. De lijst met aangeleverde documenten

5. Maak een nieuwe factuur

Klik op de knop “Nieuwe document maken” om een nieuwe factuur te maken. Zie paragraaf 1.3.1 voor een uitleg over het factuur formulier. U krijgt eerst een keuze schermpje te zien waarin u uw klant kunt selecteren en het type document dat u naar uw klant wil versturen. In de meeste gevallen zal u de tiexml-invoice (factuur) kiezen.

Afbeelding 5. Maak een nieuwe factuur

Afbeelding 6. Keuzescherm kies uw klant en het type document

6. Gebruik een bestaande factuur (credit)

Klik op het “menu opties” icoontje op de regel van de factuur die u wilt gebruiken. U krijgt de menu opties te zien:

Maak credit nota - Maakt een credit factuur aan op basis van de door u geselecteerde debet factuur. Zie 7 voor een uitleg over het factuur formulier

Maak correctie nota - Maakt een correctie factuur aan op basis van de door u geselecteerde factuur. Zie 7 voor een uitleg over het factuur formulier

Maak kopie - Maakt een kopie van de door u geselecteerde factuur. Zie 7 voor een uitleg over het factuur formulier



Afbeelding 7. De beschikbare menu opties

7. Invullen van het factuur formulier

Iedere klant heeft zijn eigen specifieke factuurvereisten. Deze factuurvereisten zijn verwerkt in het formulier. Daarom kan het formulier per klant verschillen. Onderstaande screenshots zijn gebaseerd op een van de mogelijke scenario’s. Bij inhoudelijke vragen over het indienen van de factuur neemt u contact op met uw klant/handelspartner.


Afbeelding 8. Het factuurformulier

Terugkeren naar factuuroverzicht - Ga terug naar de lijst zonder wijzigingen aan te brengen

Adresgegevens klant - Hier staan de adresgegevens van uw klant. Deze worden automatisch ingevuld

Contactgegevens klant - Hier vindt u de contactgegevens van uw klant. Deze worden grotendeels automatisch ingevuld, vul de lege velden zelf aan. Vaak zijn deze velden niet verplicht.

Contactgegevens leverancier - Hier vindt u uw eigen contactgegevens. Deze worden grotendeels automatisch ingevuld, vul de lege velden zelf aan. Vaak zijn deze velden niet verplicht.

Algemene gegevens - Hier vindt u uw BTW nummer, KvK nummer en andere belangrijke gegevens voor de factuur. Deze worden grotendeels automatisch ingevuld, vul de lege velden zelf aan.

Verplichte velden - De velden met een rood icoontje zijn verplichte velden. Houd er rekening mee dat uw klant ook verplichte velden kan hebben binnen de sectie klantgegevens of leveranciersgegevens.

Extra uitleg - De velden met een blauw icoontje hebben extra uitleg over het invullen van het veld. Ga met uw muis over het icoontje heen om de uitleg te zien

Toevoegen nieuwe factuurregel - Klik op de knop “Nieuwe regel” om een nieuwe factuurregel toe te voegen

Toevoegen bijlage(s) - Klik op de knop “Selecteer”/”Bijlage toevoegen” om een nieuwe bijlage toe te voegen

Opslaan factuur zonder verzenden - Klik op de knop “Opslaan als Concept” om de factuur op te slaan en terug te keren naar het overzicht. Uw factuur wordt niet verzonden, maar wel bewaard om later te kunnen bewerken en verzenden.

Verzenden factuur - Klik op de knop “Document verzenden” om de factuur naar uw klant te verzenden. Er wordt een controle gedaan op de inhoud van de factuur. U ziet mogelijk 1 of meer foutmeldingen in het scherm verschijnen. Corrigeer dan de betreffende velden en verstuur het document opnieuw.

Afbeelding 9. Het invoeren van een factuurregel


Afbeelding 10. Foutmeldingen bij het versturen van de factuur